POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. OBJETO DE LA POLÍTICA

Esta política tiene como objetivo informar a nuestros clientes, colaboradores y proveedores sobre el tratamiento de sus datos personales, en cumplimiento con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), su Reglamento, resoluciones de la Superintendencia de Datos Personales (SPDP) y demás normativa aplicable en Ecuador; bajo este marco regulatorio, CAPITALIUM ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS S.A. se compromete a recolectar, procesar y proteger los datos de manera transparente, legal y segura, respetando los derechos de los titulares.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CAPITALIUM ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS S.A con RUC No. 0993368701001, con domicilio en Plaza lagos edificio mirador este, piso 2 oficina 2-8, ubicado en la ciudad de Guayaquil-Ecuador, con número de teléfono 0981424589 y correo electrónico datospersonales@capitaliumfin.com , es el Responsable del tratamiento de datos personales. 

3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CAPITALIUM ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS S.A. S.A. velará la información personal de los Titulares bajos los principios para el tratamiento de los datos personales establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP):

• Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales solo se realizará de manera legal y conforme a la normativa vigente. Esto implica que toda recolección, almacenamiento y uso de datos debe tener una base legal clara, ya sea consentimiento, cumplimiento de obligaciones legales o interés legítimo.
• Principio de consentimiento: Los datos personales solo serán tratados si el titular ha otorgado su consentimiento previo, libre, informado y explícito, salvo cuando la ley autorice otra base legal para el tratamiento. Este consentimiento puede ser revocado en cualquier momento por el titular.
• Principio de finalidad: Los datos se recolectan y se tratan únicamente para fines específicos, explícitos y legítimos, serán informados al titular al momento de la recolección. No se usarán los datos para propósitos distintos sin autorización adicional.
• Principio de proporcionalidad o minimización de datos: Solo se recolectan los datos estrictamente necesarios para cumplir con la finalidad del tratamiento. No se recopila datos excesivos o innecesarios que no tengan relación con la función para la que se solicitan.
• Principio de calidad y veracidad: Los datos personales son exactos, completos, actuales y verificables. Se toman medidas para corregir o actualizar información incorrecta o desactualizada.
• Principio de transparencia: El titular será informado de manera clara y accesible sobre la recolección, el uso, el almacenamiento y la transmisión de sus datos, así como de sus derechos en relación con estos.
• Principio de seguridad: Se aplican medidas técnicas, organizativas y físicas adecuadas para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación indebida.
• Principio de confidencialidad: CAPITALIUM ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS S.A. S.A. mantendrá los datos personales en estricta confidencialidad, respetando la privacidad del titular.
• Principio de responsabilidad: CAPITALIUM ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS S.A. S.A. demostrará que cumple con la normativa y los principios de protección de datos. Esto incluye mantener registros, políticas y procedimientos que respalden la gestión correcta de la información personal.

4. DATOS PERSONALES RECOLECTADOS

CAPITALIUM, recolecta únicamente los datos estrictamente necesarios para los productos y servicios que provee:

• Identificación: Nombres y apellidos completos, tipo y número de identificación, lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, estado civil, género, profesión, nivel de instrucción, datos del cónyuge, información de sus accionistas en caso de ser personas jurídicas, imágenes de video grabadas a través de las cámaras de vigilancia de nuestras oficinas, registros de llamadas telefónicas, conversaciones o audios que guarda la compañía como soporte de la relación con sus clientes.
• Contacto: Provincia, cantón, dirección, teléfonos, correo electrónico, residencia fiscal.
• Información laboral: Lugar de trabajo, dirección, teléfono, años de servicio, tipo de empleado.
• Información financiera y patrimonial: Situación financiera, fuentes de ingresos, cuentas bancarias, declaraciones de inversión, historial de transacciones, separación de bienes.
• Datos de identificación para cumplimiento normativo: Copia de cédula o pasaporte, información del empleador, actividad económica, beneficiario final, declaración sobre persona políticamente expuesta, otros datos o documentos habilitantes que considere necesarios.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

CAPITALIUM ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS S.A. S.A. garantiza que los datos personales de sus clientes, colaboradores y proveedores serán tratados con respeto, confidencialidad y cumpliendo estrictamente la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP). Todos los datos se manejan con altos estándares de seguridad, aplicando medidas técnicas, organizativas y procedimentales para preservar la privacidad e integridad de la información y se tratan exclusivamente para las siguientes finalidades:

1. Gestión de clientes y operaciones: Contacto con potenciales clientes; establecer y mantener una relación contractual; apertura y rescate de inversiones; emisión de contratos de mandato y/o comisión mercantil; administración de portafolios de inversiones; y para otros procesos relacionados con los fondos de inversión administrados. Con la autorización de los titulares, ciertos datos pueden compartirse con proveedores que prestan servicios de alojamiento de sistemas, análisis de mercado, mensajería y difusión de información financiera. Al suministrar sus datos, los clientes aceptan su tratamiento conforme a esta política y el acceso controlado por terceros autorizados.
2. Cumplimiento normativo y legal: Cumplimiento de las normas expedidas por Servicio de Rentas Internas; Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros; Resoluciones de la Junta de Política y Regulación Financiera; Reglamento, resoluciones e instructivos expedidos por la Unidad de Análisis Financiero y Económico; y, demás normativa relacionada. Entrega de información a organismos competentes, juzgados civiles, penales y de coactiva, así como cualquier otra autoridad nacional o internacional, cuando por disposición legal deba ser entregada dicha información.
3. Seguridad y prevención de fraude: Verificación de identidad; análisis de riesgos; monitoreo de transacciones sospechosas; detección de actividades ilegales; cumplimiento de las políticas conozca a su cliente, proveedor, empleado o corresponsal; verificación de información en fuentes públicas y privadas en la etapa precontractual.
4. Comunicación con clientes: Envío y/o recepción de información contractual y documentos de soporte; instrucciones de negociación; información sobre rendimientos y estrategias de inversión; estados de cuenta; liquidaciones; facturas electrónicas; información de productos y servicios; avisos regulatorios y otras comunicaciones a través de canales digitales, tales como: correo electrónico, mensajería instantánea, entre otros.
5. Mejora de servicios: Personalización de la experiencia del usuario/cliente y mejora continua de nuestros productos y servicios.
6. Proveedores: Los datos personales de los proveedores se utilizan para gestionar integralmente la relación comercial, abarcando fases precontractuales, contractuales y posteriores al contrato. Esto incluye la administración de acuerdos, control de pagos, cumplimiento de obligaciones y evaluaciones relacionadas con la prestación de servicios.
7. Empleados: Los datos de los colaboradores se utilizan para gestionar todas las etapas de la relación laboral, incluyendo procesos de contratación, administración de beneficios, evaluaciones de desempeño y cumplimiento de normas laborales.
8. Accionistas y miembros del Directorio y Comités: Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas y miembros del Directorio de CAPITALIUM; para el envío de informes y convocatorias y para el cumplimiento de las normas asociadas al lavado de activos.
9. BASES DE LEGITIMACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Las bases de legitimación para el tratamiento de la información que obtiene CAPITALIUM son:

• Consentimiento: En cumplimiento del marco legal para la protección de datos personales, utiliza mecanismos adecuados y suficientes para obtener la autorización y consentimiento previo, libre, específico, informado e inequívoco del titular, a través de distintos formularios, página web, documentos físicos o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.
• Obligación legal: Como Responsable de tratamiento de datos personales CAPITALIUM garantiza que el tratamiento se realice únicamente para las finalidades legítimas relacionadas con la gestión contractual, cumplimiento normativo, prevención de lavado de activos, análisis de riesgos y en casos que aplique comunicaciones comerciales.
• Contractual y precontractual: Cumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas con el cliente, proveedor o trabajador.
• Interés legítimo: Para cumplir con un interés legítimo de CAPITALIUM, del titular o de un tercero.

7. DESTINATARIOS Y TRANSFERENCIAS DE DATOS

CAPITALIUM Administradora de Fondos y Fideicomisos S.A. siendo el Responsable del correcto tratamiento de los datos personales almacenados, dentro de los límites establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y demás normativa aplicable, podrá transferir los datos almacenados a terceros, tales como entidades financieras, judiciales, de control, laborales, de seguridad social, entre otras, para cumplir con las obligaciones propias de CAPITALIUM previstas en la normativa vigente o por requerimientos realizados por autoridades competentes en el ejercicio de sus funciones y atribuciones.

8. PLAZOS DE CONSERVACIÓN

Los datos se conservarán únicamente por el tiempo necesario para cumplir la relación contractual y las obligaciones legales o regulatorias; una vez cumplidos estos fines, los datos serán eliminados o anonimizados. 

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales, tanto en formatos físicos como digitales, podrán ejercer sus derechos sobre éstos, a través del canal establecido por CAPITALIUM ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS S.A. S.A.

Los derechos que el titular de los datos puede ejercer son:

• Acceso: El derecho de acceso permite a los titulares conocer de manera clara y completa qué datos personales se poseen sobre ellos y cómo se están tratando. Esto incluye información sobre las finalidades del tratamiento, los destinatarios de los datos y el tiempo de conservación. El acceso brinda transparencia y permite a los titulares verificar que sus datos se gestionen conforme a la ley.
• Rectificación: Este derecho otorga a los titulares la posibilidad de corregir datos personales que sean inexactos, incompletos o desactualizados. Al ejercer la rectificación, los titulares aseguran que la información que las instituciones poseen sea correcta, evitando errores en la ejecución de servicios, comunicaciones o decisiones que puedan afectarles.
• Supresión: La supresión permite a los titulares solicitar la eliminación de sus datos personales cuando estos ya no sean necesarios para las finalidades para las que fueron recolectados o cuando su conservación no esté legalmente justificada. Este derecho protege la privacidad y asegura que los datos no se mantengan de forma innecesaria, reduciendo riesgos de exposición indebida.
• Oposición: Los titulares pueden limitar o impedir el uso de sus datos personales para fines distintos a la relación contractual o a los requerimientos legales. Este derecho permite que los datos no sean utilizados, por ejemplo, en procesos de mercadeo o análisis no autorizados, otorgando un mayor control sobre cómo se emplea la información personal.
• Portabilidad: Este derecho faculta a los titulares para recibir sus datos personales en un formato estructurado, legible y de uso común, de manera que puedan ser reutilizados o transferidos a otros proveedores de servicios. La portabilidad facilita la movilidad de información, empoderando al titular para gestionar sus datos según sus necesidades.
• Revocatoria del consentimiento: La revocatoria del consentimiento permite a los titulares retirar, en cualquier momento, los consentimientos previamente otorgados para el tratamiento de sus datos personales, especialmente en casos que no estén relacionados con obligaciones contractuales o legales. Este derecho garantiza que el titular pueda decidir libremente sobre la participación de sus datos en procesos no esenciales.
• Suspensión del tratamiento: Permitir al titular solicitar que se detenga temporalmente el procesamiento de sus datos personales, sin que ello implique necesariamente su eliminación. Esta medida se aplica cuando se cuestiona la exactitud de los datos, se impugna su tratamiento o se requiere proteger los derechos del titular mientras se verifica la situación.
• No ser objeto de una decisión basada única o parcialmente en valoraciones automatizadas: Protege al titular frente a decisiones que se tomen exclusivamente mediante procesos automatizados, incluyendo perfiles, algoritmos o análisis de datos, que puedan afectarle legal o significativamente. Permite que el titular tenga intervención humana, revisión y explicación sobre las decisiones, garantizando transparencia y evitando efectos adversos derivados de evaluaciones automáticas sin supervisión.
• Derecho de consulta: Permite al titular solicitar información clara y detallada sobre el tratamiento de sus datos personales. Esto incluye conocer qué datos se poseen, con qué finalidad se utilizan, quiénes son los destinatarios y cuánto tiempo se conservarán. La consulta garantiza transparencia y permite al titular tomar decisiones informadas sobre su información personal.
• Derecho a la educación digital: Facultar al titular para recibir orientación y capacitación sobre el uso seguro y Responsable de la tecnología y de sus datos en entornos digitales. Esto incluye información sobre privacidad, ciberseguridad, protección de la información y buenas prácticas en la gestión de datos personales, promoviendo un manejo consciente y seguro de la información.

9.1 PROCESO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS DE LOS TITULARES

• Consultas

Para realizar consultas sobre el tratamiento de datos personales, CAPITALIUM ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS S.A. registrará: fecha de recepción de la solicitud, identidad del solicitante y contenido de la consulta.

La respuesta será proporcionada en un plazo máximo de 15 días hábiles. Si no fuera posible atender la consulta dentro de este plazo, se notificará al solicitante explicando los motivos de la demora y estableciendo una nueva fecha de respuesta, que no podrá exceder 5 días hábiles adicionales.

• Reclamos

Los reclamos tienen como finalidad solicitar correcciones, actualizaciones, supresión de datos o manifestar inconformidad por presunto incumplimiento de la normativa de protección de datos.

El reclamo debe incluir, como mínimo:

• Nombre e identificación del titular o persona legitimada.
• Descripción clara y completa de los hechos que motivan el reclamo.
• Correo electrónico o medio de contacto para recibir la respuesta y seguimiento del trámite.
• Documentos y pruebas que respalden la solicitud.

Si el reclamo es incompleto, se solicitará al remitente que subsane la información faltante dentro de 5 días hábiles. Si no se recibe la información requerida en 10 días hábiles, se entenderá que el solicitante desiste del reclamo, manteniéndose sus datos en los registros de CAPITALIUM ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS S.A.

Todos los reclamos se registrarán en un sistema de información, incluyendo al menos: nombre del titular, fecha de solicitud, motivo y estado del trámite. El plazo máximo para dar respuesta al reclamo será de 15 días hábiles a partir de la recepción. Si no se pudiera atender en este tiempo, se informará al solicitante explicando la causa y señalando una nueva fecha de respuesta, que no excederá 8 días hábiles adicionales.

• Contacto

Las consultas o solicitudes de reclamos deben dirigirse al correo electrónico datospersonales@capitaliumfin.com

10. MEDIDAS DE SEGURIDAD

CAPITALIUM ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS S.A., aplica medidas técnicas, organizativas y físicas para proteger los datos; tales como:

• Encriptación de información financiera y de clientes.
• Control de acceso y autenticación en las aplicaciones automatizadas usadas para la ejecución de los procesos operativos, contables y de negociación.
• Respaldo seguro y registro de transacciones críticas.
• Capacitación periódica del personal en privacidad y protección de datos.
• Auditorías internas de seguridad y cumplimiento.

11. VIGENCIA Y APROBACIÓN

CAPITALIUM se reserva el derecho de actualizar, de considerarlo necesario, la presente Política. De realizarse cambios sustanciales y de fondo en el presente documento, lo pondrá en conocimiento de sus colaboradores, directivos, clientes, proveedores y terceros en general mediante un aviso en su sitio web https://capitaliumfin.com/

La presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales fue aprobada por el Representante Legal de CAPITALIUM ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS S.A., en la ciudad de Guayaquil a los 27 días del mes de octubre de dos mil veinticinco.